Logística y eFTI: plataforma propia o servicio certificado

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Sector de actividad: Logística y transporte

A partir del 9 de julio de 2027, las autoridades de la UE deberán aceptar la información reglamentaria de transporte en formato electrónico a través de plataformas eFTI certificadas. Descubra cómo elegir la solución.

Logística y eFTI: plataforma propia o servicio certificado

TL;DR

A partir del 9 de julio de 2027, las autoridades competentes deberán aceptar la información reglamentaria de transporte facilitada por vía electrónica a través de plataformas eFTI certificadas.
Para transportistas y operadores logísticos, el uso del eFTI sigue siendo facultativo, pero la elección de la solución exige decisiones de arquitectura e integración.
Las opciones incluyen desarrollar una plataforma propia certificada, integrar el TMS con una plataforma eFTI o contratar un servicio externo adecuado.
La elección debe tener en cuenta costes, integración, calidad de los datos, requisitos de certificación, disponibilidad y capacidad de evolución.
Las normas técnicas y de certificación siguen en desarrollo, por lo que es aconsejable seguir su publicación e implementar por fases.

En 2027, los datos de transporte tendrán una vía electrónica aceptada

En el sector de la logística y el transporte, la documentación reglamentaria que acompaña a la mercancía sigue circulando a menudo en papel, incluso cuando los datos ya existen en los sistemas de gestión de transporte (TMS). El Reglamento (UE) 2020/1056, relativo a la información electrónica sobre el transporte de mercancías (eFTI, por sus siglas en inglés), establece un marco jurídico armonizado para la comunicación electrónica de dicha información a las autoridades competentes en los transportes por carretera, ferrocarril, vías navegables interiores y aéreo. A partir del 9 de julio de 2027, las autoridades competentes de los Estados miembros deberán aceptar la información reglamentaria facilitada por vía electrónica a través de plataformas eFTI certificadas, en los términos aplicables. Para los operadores económicos, el uso de esta vía sigue siendo facultativo, pero quien opte por ella deberá cumplir los requisitos establecidos. Para transportistas y operadores logísticos, la decisión es sobre todo tecnológica y operativa: ¿cómo facilitar estos datos sin duplicar procesos ni comprometer su calidad?

La certificación convierte el cumplimiento en una cuestión de arquitectura

La aceptación reglamentaria de la información electrónica depende de que se facilite a través de plataformas eFTI certificadas y, cuando proceda, de la intervención de proveedores de servicios eFTI certificados. Esto no significa que todos los sistemas de gestión de transporte tengan que obtener certificación: un TMS puede seguir gestionando las operaciones e integrarse con una plataforma eFTI certificada. El Reglamento de Ejecución (UE) 2025/2243 establece requisitos funcionales para estas plataformas, incluidos mecanismos de identificación, autenticación, autorización y control de acceso a los datos. La Comisión Europea prevé completar el marco técnico y de certificación antes de finales de 2026. Estas exigencias deben tenerse en cuenta desde el diseño de la solución, sobre todo en la gestión de identidades, la interoperabilidad y la puesta a disposición segura de la información a las autoridades competentes.

Tres caminos con costes y grados de control diferentes

Una empresa puede desarrollar y operar una plataforma eFTI propia, sometiéndola al proceso de certificación aplicable, lo que ofrece mayor control sobre la arquitectura y los datos, pero implica asumir los costes de desarrollo, operación, mantenimiento y cumplimiento. Una segunda opción consiste en integrar el sistema de gestión de transporte (TMS) existente con una plataforma eFTI certificada, manteniendo en el TMS los procesos operativos y recurriendo a la plataforma para facilitar la información reglamentaria. La tercera posibilidad es contratar a un proveedor de servicios eFTI, asegurando que la solución utilizada cumple los requisitos de certificación aplicables. La elección depende del volumen de operaciones, la complejidad de las integraciones, el número de socios y subcontratistas y la capacidad interna de desarrollo. La infraestructura en cloud híbrida puede formar parte de la arquitectura, pero no sustituye los requisitos específicos de las plataformas eFTI. Para muchas empresas, la integración con un servicio externo puede reducir el esfuerzo inicial, mientras que los operadores con necesidades más complejas podrán justificar una plataforma dedicada.

La calidad de los datos y la disponibilidad se deciden antes del control

Los datos necesarios para facilitar la información reglamentaria de transporte pueden proceder de distintos sistemas, como el ERP, el sistema de gestión de almacén (WMS) y el TMS, y presentar inconsistencias entre expedidores, destinatarios, mercancías y operaciones. Mapear el origen de cada elemento de información, definir responsabilidades sobre su calidad y validar los datos antes de la integración ayuda a evitar errores y duplicidades. La disponibilidad también debe considerarse en función de la realidad operativa: una inspección puede producirse en carretera, en una terminal o en otra ubicación, por lo que es necesario asegurar que la información pueda facilitarse por los medios previstos en el marco eFTI. Es una buena práctica definir niveles de servicio, monitorización y procedimientos de contingencia con los proveedores tecnológicos, tal como se hace con otras dependencias de proveedores SaaS.

En un servicio externo, la certificación entra en el contrato

El marco eFTI prevé mecanismos de certificación y normas relativas al mantenimiento, la suspensión y la retirada de la certificación de plataformas y, cuando proceda, de proveedores de servicios. Al contratar una solución externa, conviene verificar el alcance y el estado de la certificación y establecer contractualmente las responsabilidades de cada parte. El contrato debe prever también mecanismos de comunicación de cambios relevantes, condiciones de acceso y exportación de los datos, continuidad del servicio y procedimientos de transición a otra solución. La eventual pérdida o suspensión de la certificación puede comprometer el uso de la plataforma para facilitar información reglamentaria en los términos del eFTI, por lo que debe considerarse en la estrategia de salida planificada. Conviene asimismo definir los derechos de acceso de las autoridades y de los intervinientes autorizados, los mecanismos de trazabilidad y los períodos de conservación de los registros, de acuerdo con los requisitos aplicables y con una política de retención de logs.

Planificar por fases mientras se concluyen las normas

El eFTI crea un marco europeo para sustituir progresivamente la presentación de documentación reglamentaria en papel por la puesta a disposición electrónica de datos, pero el beneficio para cada organización depende de las decisiones de arquitectura, de la calidad de la información y de la integración con los procesos existentes. Aunque la aplicación plena está prevista para el 9 de julio de 2027, parte de las especificaciones complementarias y de las normas de certificación sigue en desarrollo. Un enfoque prudente consiste en identificar los requisitos de información aplicables, mapear las fuentes de datos, evaluar las opciones de integración y seguir la evolución reglamentaria antes de asumir compromisos tecnológicos difíciles de revertir. La decisión entre plataforma propia, integración con una solución certificada o servicio externo debe tener en cuenta el perfil operativo, la red de socios, los costes de mantenimiento y las obligaciones nacionales aplicables.